Optimierung des Marktdaten-Managements zur Vermeidung von Lizenzrisiken

Der Auftrag

Ein führender deutscher IT-Dienstleister bezieht Marktdaten über externe Datenlieferanten und Agenturen. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um Marktinformationen wie Ratings, Aktien- und Devisenkurse sowie Zinskurven und Marktinformationen der unterschiedlichsten Börsen. Die Daten werden empfangen, bearbeitet und an angeschlossene Kunden des Dienstleisters und deren Systeme weitergeleitet.

Die erforderlichen Prozesse der Marktdatennutzung werden derzeit nicht transparent und eindeutig abgebildet. Es besteht ein erhöhtes Risiko der Doppellizensierung oder Lizenzlücken mit der Folge von Strafzahlungen, da der Einkauf nicht durch eine zentrale Abteilung erfolgt.

Um sicherzustellen, dass im Falle einer Börsenprüfung (Audit) alle Daten vertragskonform eingesetzt werden, wurden wir beauftragt alle Prozesse, Strukturen und deren Datenströme zu überprüfen.

Unser Vorgehen

Um dieses Ziel zu erreichen und ein Verständnis der Gesamtsituation zu bekommen, sollte nach unserer Expertise das Projekt in zwei Phasen aufgeteilt werden.

Phase I: Marktdaten Quick-Check / Ist-Analyse

• Aktuelle Verträge werden gesichtet, kategorisiert und Nutzungsbedingungen und Nutzergruppen identifiziert
• Die TOP3 Verträge werden einer Detail Analyse unterzogen und bewertet
• Marktdatenflüsse werden untersucht, Berechtigung Systeme und Applikationslogfiles ausgewertet
• Durchführung von Bedarfsabgrenzenden Interviews mit Nutzern bzw. Applikationsbetreuern und Fachabteilungen
• Analyse der aktuell vorhandenen Marktdaten Prozesse, aufdecken von Schwachstellen und fehlenden Strukturen

Phase II: Analyse & Optimierung:

• Gewonnene Informationen werden ausgewertet und ein aktuelles Risiko- und Handlungsprofil erstellt
• Erarbeitung eines neuen Marktdaten Management Prozesses aus den gewonnenen Informationen
• Erarbeitung der zukünftigen Rollen und einzelnen Prozessabläufe

Ergebnisse

Durch unsere zwei Phasen Analyse konnte neben einem erhöhten Risiko möglicher Nachforderungen in Form von Strafzahlungen einzelner Datenprovider auch eine gravierende Unterlizenzierung aufgezeigt werden. Durch die Etablierung von klaren Prozessen und den Aufbau eines zentralen Marktdaten-Managements können diese Risiken zukünftig bei unserem Auftraggeber vermieden werden.

Marktdaten-Management ist ein bereichsübergreifender Prozess mit vielen Schnittstellen der unterschiedlichsten Anforderungen wie z.B. Vertrags- und Lizenzmanagement, Anforderungsmanagement, Rechnungscontrolling, Compliance Management. Die weitere Empfehlung an dieser Stelle des Projektes ist der Aufbau einer Marktdaten-Governance.